Creare un organigramma e altri documenti. Suggerimenti chiari e semplici, per un’analisi organizzativa senza sbavature e con la documentazione giusta.

Ti hanno chiesto di creare un organigramma e altri documenti organizzativi quali:

– organigramma;
– funzionigramma;
– procedure;
– mansionario;
– valutazione del personale.

Ho fatto questo elenco non a caso. Devi tenere conto di diversi aspetti dell’organizzazione aziendale, tutti connessi tra loro. Vediamoli uno per uno.

Prima di tutto, per creare un organigramma e altri documenti connessi, (funzionigramma, mansionari, procedure e valutazione del personale), ti consiglio di procedere dal generale al particolare come nell’elenco riportato sopra. Dopo che hai  finito, al contrario, ricontrolla il lavoro partendo dal particolare al generale cioè dall’ultimo tipo di documento redatto fino all’organigramma di partenza.

Organigramma gerarchico funzionale

La maggior parte delle aziende italiane non supera i cinquanta addetti. Creare un organigramma non è quindi un’operazione riservata all’olimpo dei consulenti di direzione e organizzazione. Certo, devi avere esperienza di lavoro e conoscere l’azienda e il settore nel quale operi.

Inoltre, per certe cose che dirò, è meglio se chiedi aiuto ad un consulente qualificato ma molto del lavoro puoi farlo da solo.

Anche quando li numero di addetti è cento o anche un po’ di più, il modello organizzativo prevalente (e consigliato) è quello gerarchico funzionale come in figura.

L’organigramma gerarchico è un modello che consente una specializzazione del lavoro e delle responsabilità. Questo porta ad una riduzione dei costi perché si riduce il rischio di sovrapporre mansioni e attività.

Tuttavia quando cresce la produzione e la sua diversificazione, il modello mostra la corda, regalandoti eccessiva burocrazia e livelli gerarchici inutili.

Inoltre, diventa più difficile gestire diverse linee di prodotto senza dedicare loro un’attenzione particolare che richiederebbe un altro disegno organizzativo. Per questo motivo, alla fine dell’articolo, accennerò all’organigramma a matrice, giusto per darti ulteriori termini di paragone.

Organigramma per processi

A fianco dell’organigramma gerarchico ti suggerisco comunque di disegnarne uno per processi. La gestione per processi è tipica della qualità. Anche dove non c’è una certificazione ISO da prendere è comunque sempre bene ragionare in termini di processi.

Un processo è un flusso di lavoro che coinvolge differenti reparti appartenenti a diverse funzioni aziendali.

Anche se l’organizzazione è strutturata in modo gerarchico e funzionale, sforzati di vederla anche rappresentata per processi. La gerarchia sono le colonne, i processi le righe. Entrambe formano una matrice di punti di vista alla quale è un peccato rinunciare.

Funzionigramma

Nel funzionigramma prendono vita i rapporti gerarchici disegnati nell’organigramma. In questo documento devi indicare ruolo e contenuto delle diverse funzioni aziendali. In altre parole documenti chi fa cosa. Eccoti un esempio semplificato.

Se necessario, riporta delle note utili alla comprensione dello schema.

Mansionari e procedure, consigli introduttivi

Quando crei un mansionario o una procedura devi sempre chiederti qual è l’input e l’output della mansione o procedura stessa. In altre parole, indica quali documenti e informazioni il dipendente o la procedura riceve e quali documenti e informazioni il dipendente o una procedura deve produrre.

Per avere le informazione intervista prima chi svolge la mansione e solo dopo il suo superiore gerarchico. Riporta le autorizzazioni necessarie alla procedura o alla mansione.

Quando descrivi i compiti da eseguire o le fasi di lavoro evita verbi troppo generici come gestire, coordinare, collaborare. Sforati invece di essere concreto (per es. compilare, redigere, calcolare, spedire). Accompagna le procedure con un diagramma di flusso di cui parlerò tra poco.

Come disegnare Procedure aziendali

Una procedura aziendale riporta queste informazioni:

– autore della procedura;
– versione della procedura;
– ufficio o reparto interessato;
– informazioni\documenti necessari per iniziarla (input);
– azioni e compiti;
– informazioni\documenti da produrre (output);
– autorizzazioni necessarie e da chi provengono.

L’ideale è poi completare il tutto, con uno schema di flusso e con esempi di modulistica, rapporti e documentazione. Per descrivere il flusso delle procedure aziendali puoi usare questi simboli.

Unisci i simboli con le linee. Puoi usare anche i numeri per indicare la priorità temporale dei vari passaggi. Ti mostro una procedura (semplificata) di vendita a clienti.

Come creare un mansionario

Nel mansionario riporta in questo ordine:

– scopo della mansione;
– elenco delle responsabilità principali;
– elenco dei compiti;
– rapporti gerarchici con altre posizioni aziendali;
– autorizzazioni necessarie e da chi provengono;
– documenti\informazioni necessari in input;
– documenti\informazioni necessari in output.

Come valutare il personale

In genere la valutazione del personale viene fatta utilizzando delle schede che riportano un punteggio per ogni fattore che si vuole valutare.

La scheda di valutazione deve contenere:
– generalità del lavoratore;
– descrizione sintetica della mansione;
– nome del valutatore e suo ruolo all’interno dell’organizzazione;
– una scala di 4 punti per ogni elemento di valutazione;
– osservazioni del valutatore;
– osservazioni del valutato;
– aree di miglioramento e il richiamo sintetico alle modalità da seguire per attuarlo.

Ecco un esempio semplificato di griglia di valutazione del personale.

A questo punto attento a non commettere due errori classici:
– considerare sempre gli stessi elementi da valutare per ogni tipo di mansione;
– considerare lo stesso “peso” rispetto a tutti gli elementi da valutare in modo da calcolare solo la media come punteggio finale.

Mi spiego con un esempio. L’attitudine al rapporto con il pubblico può incidere molto nella valutazione di una segretaria o di una cassiera e molto meno in quella di un meccatronico o di un contabile. Il mio consiglio è di non prendere schede già fatte da altri ma di farti aiutare da un consulente esterno.

Organigramma a matrice, se vuoi approfondire

Per concludere e approfondire, ti faccio vedere come creare un organigramma a matrice. Si tratta dell’organigramma giusto quando ci sono molti addetti e diverse linee di prodotto.

L’organizzazione a matrice va bene anche per aziende grandi che possono essere vendute facilmente “a pezzi”, in tanti rami d’azienda, che hanno una forte autonomia funzionale. Si tratta di situazioni molto diffuse negli Stati Uniti dove c’è un fiorente mercato di fusioni e acquisizioni.

L’organizzazione a matrice prevede la prevalenza dei progetti sulla struttura. La figura principale che fa andare avanti il lavoro è il project manager che “ingaggia” risorse interne per determinati fini e per tempi stabiliti. Quelli del progetto appunto.

Le persone diventano flessibili e possono essere impiegati in più progetti. Per contro aumenta la conflittualità perché un dipendente può ritrovarsi ad avere “più capi” quindi c’è un forte rischio di conflitto gerarchico e di confusione nelle competenze.

Esiste anche l’organigramma “a matrice debole”, dove le direzioni generali (es. produzione, vendite, amministrazione e altre) contano di più del project management o della linea di prodotti\servizi.