Questo articolo è utile a chi vuole esercitare la professione di Consulente in Controllo di Gestione come libero professionista. Suggerimenti operativi, tariffario.

Il tariffario professionale

Ci sono imprenditori che pensano che fare controllo sia come rivolgersi al commercialista: «gli do le fatture mi fa un prezzo comprensivo delle dichiarazioni e si parte». Se la pensate come loro…

DIMENTICATEVELO

In genere, il controller è una figura interna all’organizzazione, quindi per fare il consulente in controllo di gestione (esternamente) occorre prendere accordi più dettagliati:
– Quali informazioni mi deve dare l’azienda e in che tempi?
– Devo venire io in azienda a prendermele?
– Che tipo di elaborazioni, reportistica e informazioni devo produrre ed entro quali tempi?

Risposte a domande come queste incidono sul prezzo da praticare, perciò per fissare il compenso gusto non è sufficiente sapere solo quante fatture e movimenti bancari un’azienda ha in un anno.

Il ruolo del controller in azienda, gli ostacoli

Parliamo un attimo della collaborazione con il personale dell’azienda. Il consulente in controllo di gestione deve affrontare questo aspetto cruciale; le informazioni che dovete avere devono essere precise e nei tempi concordati. Il personale aziendale deve essere pienamente collaborativo.

Alcuni non capiranno il vostro lavoro, altri ne saranno gelosi (perché vorrebbero farlo loro), altri diranno che hanno da fare, altri non conoscono Excel in modo decente ancora nel 2017, altri perché sono familiari dell’imprenditore e pensano che possono fare quello che vogliono a detrimento dell’efficienza aziendale.

Inoltre, il commercialista esterno potrebbe mettersi in mezzo a sproposito impartendo lezioni su argomenti che ha studiato solo sui libri venti anni prima.

Siate diplomatici ma fermi. Siete un consulente in controllo di gestione cioè qualcuno che deve fornire un vantaggio competitivo all’azienda e non un conta fagioli.

Ognuno ha il suo stile, non sono qui per dare consigli su questo ma mettete subito le cose in chiaro, perché tanto, in ogni caso, un controller che non ha la collaborazione del personale interno finisce presto il suo incarico.

Il controller professionista deve instaurare rapporti di collaborazione proficui con tutti. Intervistare il maggior numero possibile di persone, non solo in posizioni apicali o intermedie ma anche in quelle esecutive.

In questo senso il Consulente in Controllo di Gestione deve essere anche un analista di organizzazione perché dietro le quantità e i valori che la contabilità analitica rileva ci sono:

• inefficienze dovute a ridondanza di mansioni;
• eccessivo ricontrollo del lavoro fatto da parte dei supervisori;
• impiego non ottimale del tempo;
• conflitti tra reparti e uffici e altre cause di inefficienza;
• altre distorsioni.

Il ruolo del controller in azienda, cosa fare da subito.

Veniamo adesso a come organizzare il lavoro supponendo che dobbiate creare da zero un sistema di controllo di gestione in un’azienda che non ce l’ha. Un’azienda italiana di piccole dimensioni che in definitiva, rappresenta la tipologia di clientela più diffusa del Consulente in Controllo di Gestione.

Prima di tutto occorre monitorare la liquidità. La liquidità viene infatti prima della redditività. Senza soldi non si va avanti. L’imprenditore smaliziato deve sapere a quale data avrà quanti soldi su quale conto corrente. Inoltre, occorre sapere se gli incassi supereranno le uscite, per quanto e in quali mesi.

Bisogna conoscere poi quali fornitori vengono pagati per primi e quali clienti vengono incassati per primi. Quali sono le scadenze fisse e quali quelle mobili e i rapporti tra le due grandezze.

Il sistema di controllo di gestione sarà implementato partendo prima dai dati effettivi e dopo un anno potrà diventare a valori standard con la costruzione di un budget. Ma non è la regola, si può partire anche con un budget provvisorio, dipende dal contesto. Molti imprenditori invece si fermano ai dati effettivi. Tuttavia eventuali distinte base e altre analisi preventive vanno fatte subito.

Ritardo nel pagamento del compenso professionale

Bisogna farsi pagare ogni mese, al massimo entro il 15 del mese successivo, in caso contrario bisogna riservarsi la facoltà di recedere per giusta causa. Quindi meglio contratto scritto. Il contratto scritto è importante anche per mettere nero su bianco le informazioni da avere e fornire, la reportistica da produrre, le mansioni da svolgere.

Il consulente in controllo di gestione è una figura importante. Alcuni commercialisti continuano a fare adempimenti anche quando il cliente non li paga per un anno.

Il cliente deve capire che state offrendo un vantaggio competitivo e non delle prestazioni contabili e paralegali, con tutto il rispetto per chi le svolge.

Il consulente in controllo di gestione deve aggiornare il libro giornale della contabilità analitica (in partita doppia o in altra forma) , produrre reportistica ed eventuali relazioni di accompagnamento. Questo è l’oggetto principale del contratto.

Se lavorate in azienda e cessate il rapporto dovete lasciare la reportistica e il giornale ma non gli strumenti per elaborali. Perciò se avete creato fogli di calcolo con formule, le formule vanno tolte e lasciato il risultato finale, così come se avete utilizzato software free di terze parti toglietelo.

Si può contrattare il contrario, tuttavia se siete consulenti esterni il vostro lavoro non è di proprietà dell’azienda, lo è il risultato; il rilascio degli strumenti realizzati può essere messo sul piatto della trattativa.

Perché dico questo? Perché quando il lavoro procede in grande quantità, magari potreste decidere, se ne avete le capacità, di creare software (magari con Access o Excel) che vi automatizzi meglio alcune parti del lavoro.

Oppure semplicemente potete essere ingaggiati per realizzare un software. Io per esempio realizzo software con Excel o Access, soluzioni stand alone oppure alimentate dalle esportazioni dei dati da gestionali.

Infine, la progettazione o ri-progettazione di un sistema di controllo di gestione deve essere sempre documentata e la documentazione consegnata.

I rapporti con la contabilità generale

L’orizzonte di elaborazione è il mese. I report devono essere pronti al massimo entro il giorno 5 del mese dopo.
Situazioni con le quali confrontarsi:
– contabilità generale ufficiale tenuta internamente: soluzione ottimale;
– contabilità generale ufficiale tenuta dal commercialista: prendete i dati dalla contabilità interna e non aspettare i dati del commercialista.

In quest’ultimo caso occorre tenere in considerazione due fattori:
– il contabile interno conosce la partita doppia: a quel punto dovrebbe comunque tenere una contabilità in partita doppia per avere disponibili sempre e subito alcune informazioni (mastri, partitari, scadenzario);
– il contabile interno fa solo la prima nota cassa banca allora dovrà integrarla con indicazione dei conti economici.

In ogni caso, si deve generare un conto economico mensile e annuale di questo tipo o di altri tipi:

Fatturato
Costi diretti e rettifiche fatturato –
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Margine di contribuzione lordo
Costi generali industriali –
Costi generali di vendita –
Costi generali amministrativi –
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Margine operativo
Oneri finanzari +/-
Proventi extra-gestione +/-
Costi extra-gestione +/-
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Risultato al lordo degli oneri fiscali
Oneri fiscali –
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Risultato mensile